Avocats, juristes et experts-comptables manient un très important volume de documents, qui font l’objet d’échanges réguliers avec leurs clients. La plupart de ces pièces sont confidentielles, et doivent être maniées avec précaution. Dès lors, que penser des solutions de partage numérique ? Elles permettent un gain de temps considérable, et s’avèrent peu onéreuses. Mais sont-elles suffisamment sûres ? Les professionnels du droit et les experts-comptables peuvent-ils les utiliser sans risques ?
Quels enjeux pour le partage de documents ?
Pour les avocats, le secret professionnel et la confidentialité sont le fondement même de leur profession. Ils sont pour le client une garantie fondamentale, indispensable dans un État de droit. Or, le code de déontologie des avocats précise que tous les professionnels du droit ont l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des informations sensibles ou confidentielles de leurs clients. L’objectif est qu’elles ne puissent être ni consultées ni interceptées par un tiers non autorisé. Cette règle s’applique aux informations numériques comme aux documents papier. Elle concerne donc également les pièces transitant par internet ou stockées dans un cloud.
Or, si les solutions numériques permettent un partage rapide des pièces, gage d’efficacité, elles doivent être mises en œuvre avec prudence. Il faut bien sûr obtenir l’accord du client, mais d’autres questions se posent. Comment s’assurer de la bonne réception des dossiers, même volumineux ? Comment être sûr qu’ils ont été ouverts par le destinataire et personne d’autre ? Quelles garanties exiger pour le stockage en ligne et le partage de ces pièces confidentielles ?
Les comptables et experts-comptables rencontrent des problématiques similaires. Également tenus au secret professionnel, ils doivent de plus répondre aux exigences croissantes de l’administration fiscale. La télédéclaration et le télérèglement deviennent en effet la règle, notamment pour la TVA, l’impôt sur les sociétés et la taxe sur les salaires. Les pièces justificatives transitent donc nécessairement par internet, notamment pour obtenir la signature du client. Cela représente de plus un gain de temps considérable. L’expert-comptable doit toutefois s’assurer qu’au cours de ce processus d’échange les pièces concernées restent protégées. Il est notamment indispensable de s’assurer de l’identité du destinataire. L’opération doit également demeurer traçable de bout en bout. Le choix d’un service de partage de fichiers repose donc sur ces différents enjeux, et doit répondre à certaines exigences.
Avocats, juristes et experts-comptables : quels services exiger pour vos échanges de fichiers ?
L’intérêt d’un partage dématérialisé des dossiers n’étant plus à démontrer, le choix d’un service de partage doit répondre à des critères bien précis.
Tout d’abord, le partage doit pouvoir s’opérer sans aucune limite. Fichiers volumineux, dossiers comportant des centaines de pièces… Les pièces elles-mêmes peuvent adopter différentes formes, plus ou moins lourdes. Photos, vidéos, feuilles de calcul, graphiques, enregistrement… Le transfert de ces fichiers par mail est généralement impossible, et les solutions cloud gratuites imposent des limites à vos envois, contrairement aux services payants.
La sécurité, un enjeu à ne pas négliger
La sécurité, bien sûr, est une exigence primordiale. Mais comment s’y retrouver dans le foisonnement des offres ? Deux indices peuvent vous aider. Tout d’abord, choisissez un prestataire dont les serveurs sont implantés sur le sol français. Les serveurs situés à l’étranger peuvent en effet être soumis à des réglementations particulières, qui mettraient à mal la confidentialité de vos données. Ensuite, référez-vous aux certifications officielles. Les ordres professionnels recommandent notamment de viser un service certifié ISO 27001. Cette norme internationale est une référence dans le domaine de la protection des informations sensibles et confidentielles. Les prestataires de service certifiés ISO 27001 se soumettent à des audits réguliers, gage de sérieux.
Autre exigence, assurez-vous que le service choisi vous permet de tracer tous vos échanges. Cela vous permettra de justifier de vos actions en cas de différent avec un client. Les critères d’authentifications sont également importants. Par exemple, un avocat soumis au secret professionnel, doit pouvoir s’assurer que les documents envoyés sont correctement reçus par le bon destinataire. L’identification de ce dernier est primordiale, tout comme la traçabilité du document et sa suppression après téléchargement.
Le service retenu doit enfin vous garantir un transfert rapide de vos fichiers. Certaines demandes de pièces ne peuvent pas attendre, et il est hors de question que votre client perde des heures à télécharger un fichier.
Solution WeSend : envoi de fichier volumineux sécurisé pour les avocats, juristes et experts-comptables
WeSend, service proposé par l’entreprise française DropCloud, vous permet d’opérer des transferts de fichiers volumineux en répondant à tous ces critères. DropCloud a obtenu la certification ISO 27001, garantie de sécurité optimale pour vos documents confidentiels. Ses serveurs se situent sur le territoire national. Le système chiffre vos fichiers de bout en bout, grâce à un certificat SSL 128 bits. Ils sont supprimés après téléchargement par le destinataire, dans un délai que vous pouvez fixer vous-même.
WeSend vous garantit un transfert ultra rapide de vos documents jusqu’à 10 Go par fichier. Il vous propose un espace de stockage et un nombre de destinataires illimités. Tous les envois sont entièrement traçables et horodatés. Un outil de suivi en temps réel vous permet de suivre le parcours de vos documents. L’identification du destinataire se fait par authentification forte, grâce à l’envoi d’un mail ou d’un sms. Vous pouvez donc être certains que vos documents parviennent en temps et en heure à la bonne personne, de manière totalement confidentielle. Enfin, l’interface Administrateur simple et ergonomique de WeSend vous permet de gérer vos envois et ceux de vos collaborateurs selon vos exigences propres.
